Od 1 stycznia 2025 roku w Polsce miał wejść w życie obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF), który wprowadza rewolucję w obszarze rozliczeń podatkowych. 10 czerwca została opublikowana w Dzienniku Ustaw nowelizacja ustawy o VAT, która przesuwa obowiązek wystawiania e-faktur na 1 lutego 2026 r. Warto jednak zapoznać się z tematem już dziś.
Czym jest KSeF?
KSeF to system informatyczny, za pomocą którego przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury w formie elektronicznej. System ten ma na celu usprawnić proces rozliczeń podatkowych, zmniejszyć liczbę błędów oraz ułatwić kontrolę podatkową. KSeF to platforma, która umożliwi wystawianie, przechowywanie oraz odbieranie faktur w formie elektronicznej.
Wprowadzenie KSeF oznacza, że każda faktura wystawiana przez podatnika będzie generowana w systemie i od razu trafiała do administracji skarbowej. W konsekwencji papierowe faktury oraz faktury wystawiane w formie PDF stracą swoje dotychczasowe zastosowanie. Dla firm oznacza to konieczność dostosowania swoich systemów księgowych i finansowych do nowych wymogów.
Jakie korzyści przyniesie Państwa firmą nowy system?
Wprowadzenie nowego systemu przyniesie polskim firmą wiele korzyści. Przede wszystkim skróci się czas oczekiwania na zwrot podatku VAT, dzięki szybszej weryfikacji faktur wystawionych w KSeF. Ponadto, uproszczona zostanie dokumentacja, ponieważ nie będziemy musieli już przechowywać papierowych lub elektronicznych kopii faktur poza systemem. Wszystkie dokumenty będą bezpiecznie archiwizowane w KSeF przez 10 lat. Centralny system zapewni ochronę przed zagubieniem faktur oraz ułatwi przeprowadzanie kontroli skarbowych. Dzięki bezpośredniemu dostępowi do faktur, urzędy skarbowe będą mogły przeprowadzać kontrole szybciej i sprawniej.
Jakie czekają nas wyzwania?
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się również z koniecznością dostosowania systemów informatycznych firm, co będzie generować dodatkowe koszty. Integracja narzędzi księgowych z nową platformą wymaga czasu i nakładów finansowych. Ponadto, wszyscy pracownicy związani z wystawianiem i księgowaniem faktur muszą zostać przeszkoleni, aby korzystać z nowych systemów. Początkowy okres funkcjonowania KSeF może wiązać się także z wystąpieniem problemów technicznych do czego zdążyły nas przyzwyczaić rozwiązania techniczne proponowane przez rząd. Wystarczy wspomnieć aplikację do monitorowania chorych na covid i sposób jej (nie)działania, którą opisywaliśmy dla Państwa jakiś czas temu aby mieć uzasadnione obawy o stabilność nowego systemu. Dlatego najważniejsze to przygotować się na to, że rząd zapewne będzie wymagać od przedsiębiorców cierpliwości oraz elastyczności - jak zwykle w czasie takich zmian. Pierwszym przykładem jest ponad roczny poślizg we wdrożeniu systemu. Jak czytamy na oficjalnej stronie system, który miał być wdrożony od początku tego roku będzie wprowadzany z opóźnieniami i etapami:
"W drugim projekcie legislacyjnym Ministerstwo Finansów (MF) przedstawiło propozycje uproszczeń obowiązków związanych z wdrożeniem KSeF oraz zaproponowało etapowe wejście w życie obowiązkowego KSeF:
1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł,
1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców."
Kto jest zobowiązany a kto zwolniony z KSeF?
Obowiązek obejmie wszystkich podatników VAT, w tym mikroprzedsiębiorców, małe, średnie i duże firmy. Wprowadzenie systemu nie obejmie jednak transakcji realizowanych z podmiotami zagranicznymi, gdzie wciąż możliwe będzie stosowanie innych metod dokumentacji.
Jak się przygotować?
Aby płynnie przejść na nowy system e-fakturowania, konieczne jest podjęcie kilku kluczowych działań. Przede wszystkim należy zaktualizować systemy księgowe, upewniając się, że dostawca oprogramowania wdrożył już obsługę KSeF. Równie istotne jest przeprowadzenie szkoleń dla kluczowych pracowników, które pozwolą im na korzystanie z nowego narzędzia. W przypadku wątpliwości lub bardziej złożonych kwestiach zdecydowanie warto skorzystać z pomocy specjalistów, takich jak biuro rachunkowe TAXFIT, które zapewni wsparcie i pomoże uniknąć potencjalnych błędów.
Więcej o KSef znajdą Państwo na stronie:
https://ksef.podatki.gov.pl
