Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) – przedsiębiorcy będą musieli wystawiać faktury wyłącznie w formie elektronicznej​

 Czym jest Krajowy System e-Faktur i jak działa w praktyce

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system informatyczny, który umożliwia wystawianie, odbieranie oraz przechowywanie faktur w formie elektronicznej. W praktyce oznacza to, że każda faktura będzie tworzona bezpośrednio w systemie i automatycznie przekazywana do administracji skarbowej. System ten ma na celu usprawnić proces rozliczeń podatkowych, zmniejszyć liczbę błędów oraz ułatwić kontrolę podatkową. KSeF to platforma, która umożliwi wystawianie, przechowywanie oraz odbieranie faktur w formie elektronicznej.

W konsekwencji papierowe faktury oraz faktury wystawiane w formie PDF stracą swoje dotychczasowe zastosowanie. Dla firm oznacza to konieczność dostosowania swoich systemów księgowych i finansowych do nowych wymogów.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy – nowe terminy wdrożenia systemu

Pierwotnie obowiązek korzystania z KSeF miał wejść w życie 1 stycznia 2025 roku. Jednak zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT, opublikowaną 10 czerwca, termin ten został przesunięty.

Obowiązkowy system będzie wdrażany etapami:

• od 1 lutego 2026 roku dla przedsiębiorców, których sprzedaż w 2025 roku przekroczyła 200 mln zł,
• od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców.

Zmiana terminu daje firmom więcej czasu na przygotowanie się do nowych obowiązków.

Jak czytamy na oficjalnej stronie system, który miał być wdrożony od początku tego roku będzie wprowadzany z opóźnieniami i etapami:

„W drugim projekcie legislacyjnym Ministerstwo Finansów (MF) przedstawiło propozycje uproszczeń obowiązków związanych z wdrożeniem KSeF oraz zaproponowało etapowe wejście w życie obowiązkowego KSeF:

1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł,

1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.”

Więcej o KSef znajdą Państwo na stronie: https://ksef.podatki.gov.pl

Kogo obejmuje obowiązek korzystania z KSeF

Obowiązek korzystania z KSeF obejmie wszystkich podatników VAT, niezależnie od wielkości działalności. Dotyczy to zarówno mikroprzedsiębiorców, jak i małych, średnich oraz dużych firm.

Wyjątkiem są transakcje realizowane z podmiotami zagranicznymi. W ich przypadku nadal możliwe będzie stosowanie innych form dokumentowania.

Jakie zmiany wprowadza KSeF w wystawianiu i przechowywaniu faktur

Wprowadzenie KSeF oznacza pełną zmianę sposobu wystawiania faktur. Dokumenty będą tworzone wyłącznie w systemie, a ich obieg zostanie zautomatyzowany.

Faktury będą przechowywane w systemie przez 10 lat, co eliminuje konieczność prowadzenia własnych archiwów dokumentów. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskają dostęp do wszystkich faktur w jednym miejscu, bez ryzyka ich utraty.

Korzyści wynikające z wdrożenia KSeF dla przedsiębiorstw

Nowy system przynosi szereg korzyści dla firm. Jedną z nich jest skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT, dzięki szybszej weryfikacji dokumentów przez administrację skarbową.

Dodatkowo uproszczona zostaje dokumentacja, ponieważ nie ma potrzeby przechowywania faktur poza systemem. Centralne archiwum zapewnia bezpieczeństwo danych oraz ułatwia dostęp do dokumentów w razie potrzeby.

KSeF usprawnia także procesy kontrolne, umożliwiając szybsze i bardziej sprawne przeprowadzanie kontroli podatkowych.

Wyzwania związane z wdrożeniem KSeF i dostosowaniem systemów

Wdrożenie KSeF wiąże się również z wyzwaniami. Przedsiębiorstwa muszą dostosować swoje systemy informatyczne do nowego rozwiązania, co wiąże się z dodatkowymi kosztami.

Konieczne jest także przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za wystawianie i księgowanie faktur. Początkowy okres funkcjonowania systemu może przynieść problemy techniczne, dlatego firmy powinny przygotować się na konieczność elastycznego działania.

Jak przygotować firmę do przejścia na e-faktury w KSeF

Aby przygotować się do wdrożenia KSeF, przedsiębiorcy powinni przede wszystkim sprawdzić, czy ich system księgowy jest dostosowany do nowych wymogów. Ważne jest również przeprowadzenie szkoleń dla pracowników, którzy będą korzystać z systemu.

W przypadku bardziej złożonych zagadnień warto skorzystać ze wsparcia specjalistów, którzy pomogą uporządkować proces wdrożenia.

Jak bezpiecznie wdrożyć KSeF w firmie i uniknąć błędów

Wdrożenie KSeF to zmiana, która wymaga odpowiedniego przygotowania i organizacji pracy w firmie. Kluczowe jest dostosowanie systemów oraz zapewnienie, że proces fakturowania będzie przebiegał zgodnie z nowymi zasadami.

Biuro rachunkowe TAXFIT z Gliwic wspiera przedsiębiorców w przygotowaniu do wdrożenia KSeF, analizie systemów oraz dostosowaniu procedur do nowych wymogów. Jeśli chcesz przejść przez ten proces w sposób uporządkowany i ograniczyć ryzyko błędów, zapraszamy do kontaktu i rozmowy o współpracy.